Para que un documento oficial extranjero tenga eficacia en España necesita, como regla general, su “legalización”, la constatación de que procede de la oficina adecuada y ha sido firmado por funcionario con competencia para ello.
A) No obstante, determinados convenios internacionales han eliminado tal legalización para documentos relativos al estado civil o simplificado su obtención por el sistema llamado de apostilla.
a) La legalización es un procedimiento burocrático seguido en el país de origen del documento y que es juzgado correcto por el consulado del país de destino. Ejemplo: la legalización de un documento oficial de Irán (país no firmante del convenio de la Haya), requerirá un sello de la autoridad iraní competente, junto con la firma y el sello del cónsul español en Irán o de las autoridades españolas del Ministerio de Asuntos Exteriores reconociendo tal firma de la autoridad iraní, sistema complicado y laborioso.
b) Los documentos oficiales de los países firmantes del Convenio de la Haya de 1961, serán legalizados con un simple sello denominado “APOSTILLE”, puesto únicamente por la autoridad competente del país de origen y reconocidos como auténticos sin mas requisitos por los demás paises. Pueden consultarse aquí los países firmantes del Convenio.
La apostilla de los documentos notariales se efectúa por el Decano del Colegio Notarial de Valencia, o por el Vicedecano en Alicante, en utilidades tiene la dirección. Existe un servicio de mensajería para evitarle que tenga que desplazarse personalmente, por favor consúltenos.
Las autoridades competentes para apostillar documentos judiciales o administrativos son las determinadas en el Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre.
B) Los paises que no han suscrito el citado Convenio de la Haya tienen que recurrir al sistema de legalización diplomática, en que el documento es legalizado por las autoridades del pais extranjero que lo emite y pasa a las autoridades españolas que legalizan a su vez esas firmas. Tradicionalmente se efectua a nivel de los Ministerios de Asuntos Exteriores, siendo por tanto necesaria legalizar la firma de las autoridades diplomaticas españolas en el pais, por dicho Ministerio. Para facilitarlo se ha aprobado un NUEVO PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIÓN DIPLOMÁTICA. MEDIANTE EL SELLO DE SEGURIDAD. INSTRUCCIÓN DE SERVICIO DEL MAEC Nº 28 DE 21/05/2012, que admite la legalización exclusivamente por la autoridad diplomática o consular española sin más requisitos que añadir un sello de seguridad de un modelo aprobado. Ver instrucción aquí.
C) Existen tambien convenios eximiendo de cualquier tipo de legalizacion o apostilla, sobre todo en materia de registro civil, o para delegaciones consulares. A continuación una tabla resumen.
No precisan de ningún tipo de legalización:
a).- Los documentos del Registro Civil a que se refiere el convenio número 17 de la C.I.E.C firmado en Atenas el 15 de septiembre de 1977 Cada uno de los Estados contratantes aceptará sin legalización o formalidad equivalente, con la condición de que estén fechados y firmados, y en su caso, sellados por la autoridad de otro Estado contratante que los haya expedido:
1. Los documentos que se refieren al estado civil, a la capacidad o a la situación familiar de las personas físicas, a su nacionalidad, domicilio o residencia, cualquiera que sea el uso al que estén destinados.
2. Cualquier otro documento que haya sido extendido para la celebración del matrimonio o para la formalización de un acto del estado civil
Estados parte: Alemania, Austria, Bélgica, España, Francia, Grecia, Italia, Luxemburgo, Países Bajos, Polonia, Portugal, Suiza y Turquía. Estos DOCUMENTOS PRECISAN TRADUCCION
Cuando uno de los documentos antes mencionados no haya sido transmitido por vía diplomática o por otra vía oficial la Autoridad ante la cual se presenta podrá en caso de duda grave relativa a la autenticidad de la firma, a la identidad del sello o a la competencia del firmante proceder a su comprobación por la Autoridad que lo ha expedido, según procedimiento de los artículos 4 y 5 del Convenio.
b).- Los certificados PLURILINGÜES de nacimiento, matrimonio o defunción, expedidos en el formato establecido, por Alemania, Austria, Bélgica, España, Francia, Grecia, Italia, Luxemburgo, Países Bajos, Portugal, Suiza, Turquía, Eslovenia, Croacia, Macedonia, Bosnia-Herzegovina, Serbia, Polonia, Montenegro, Moldavia, y Lituania. Convenio número 16 de la C.I.E.C hecho en Viena el 8 de septiembre de 1976. Obviamente, no precisan traducción.
c).- Según el instrumento de ratificación de 1 de junio de 1982(BOE 206 de 28/08/82) DEL CONVENIO EUROPEO RELATIVO A LA SUPRESION DE LA LEGALIZACION DE DOCUMENTOS EXTENDIDOS POR LOS AGENTES DIPLOMATICOS Y CONSULARES HECHO EN LONDRES el 7 de junio de 1968, tampoco requieren ningún tipo de legalización los documentos expedidos por los agentes diplomáticos o consulares ni las declaraciones oficiales expedidas por estos funcionarios. Los países a los que afecta el convenio son: Alemania, Austria, Chipre, España, Francia, Grecia, Italia, Irlanda, Liechtenstein, Luxemburgo, Noruega, Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Suecia, Suiza y Turquía.
ADVERTENCIA: Si el documento expedido por Agente diplomático o consular procede de país que no forma parte del Convenio antes citado, no será objeto de apostilla porque así lo determina el artículo 1 del Convenio 5 de octubre de 1961 que establece que el Convenio (apostilla) no se aplicará a los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares; en estos supuestos, deberá ser legalizado por vía diplomática o Ministerio de Asuntos Exteriores. Así por ejemplo, los documentos expedidos por los servicios consulares de un PAIS EXTRANJERO EN ESPAÑA, deberán ser legalizados por el Ministerio de Asuntos Exteriores español excepto los emitidos por Estados parte del Convenio de Londres de 7 de junio de 1968.
d).- Los titulares de documentos emitidos por países que se consideran sucesores y continuadores, en materia de Tratados, de los firmados por la antigua URSS, pueden también hacer uso del procedimiento de acreditación de parentesco, consecuencia del canje de notas, de 24 de febrero de 1984 (BOE de 18/04/1985), entre España y la Unión de Repúblicas Socialistas Soviéticas (URSS). A tal efecto, son válidas para acreditar vínculo de parentesco las certificaciones emitidas por los Registros Civiles del país, que deben llevar incorporada: fecha de expedición, sello y firma del Oficial competente del Registro Civil. Los países con los que en principio se aplica el Canje de notas son los siguientes: Federación RUSIA, BELARÚS (Bielorrusia), MOLDAVIA, UCRANIA, ARMENIA, AZERBAIYAN, KAZAJSTAN, UZBEKISTAN, TURKMENISTAN, TAYIKISTAN, KIRGUISTAN. Deben ir acompañados de traducción oficial.
Excepto: REPUBLICAS BÁLTICAS: ESTONIA, LETONIA Y LITUANIA (Necesitaran la Apostilla de La Haya). GEORGIA necesitará la legalización por Vía Diplomática.
En caso necesario, el Canje de Notas establece que, las partes comprobarán por vía diplomática la autenticidad de las certificaciones.
e) El Reglamento sobre los documentos públicos [Reglamento (UE) 2016/1191], que se adoptó el 6 de julio de 2016 y se aplica en todos los países de la UE desde el 16 de febrero de 2019, simplifica la circulación de determinados documentos públicos, eliminando la necesidad de apostilla para los documentos relativos al estado civil dentro de la Unión Europea y poniendo fin a una serie de procedimientos burocráticos:
- los documentos públicos (por ejemplo, una partida de nacimiento, un acta de matrimonio o una resolución judicial) y sus copias certificadas expedidas por las autoridades de un país de la UE deben ser aceptados como auténticos por las autoridades de otro país de la UE sin necesidad de un sello de autenticidad (la apostilla);
- el Reglamento suprime la obligación que se imponía a los ciudadanos de facilitar al mismo tiempo el original del documento público y una copia certificada; cuando un país de la UE permite la presentación de una copia certificada de un documento público en lugar del original, las autoridades de dicho país deben aceptar una copia certificada del mismo en el país de la UE en el que se haya expedido el documento público;
- el Reglamento suprime la obligación que se imponía a los ciudadanos de facilitar una traducción de los documentos públicos; si el documento público no está redactado en una de las lenguas oficiales del país de la UE que solicita el documento, los ciudadanos pueden solicitar a las autoridades un impreso estándar multilingüe, disponible en todas las lenguas de la UE; este impreso puede adjuntarse a su documento público para soslayar los requisitos de traducción; cuando un ciudadano presenta un documento público junto con un impreso estándar multilingüe, la autoridad receptora solo podrá exigir una traducción del documento público en circunstancias excepcionales.
- si las autoridades del país de la UE receptor exigen una traducción certificada del documento público presentado por el ciudadano, deben aceptar una traducción certificada hecha en cualquier país de la UE.
